Cách Tính Đúng Chi Phí In Ấn Hàng Tháng – Giúp Doanh Nghiệp Không Bị “Bội Chi

Bạn có biết mỗi tháng doanh nghiệp tốn bao nhiêu cho việc in ấn?
Nhiều công ty ngạc nhiên khi cộng lại toàn bộ chi phí – con số thường cao gấp 1,5 – 2 lần so với dự tính ban đầu.
Bài viết này giúp bạn tính toán đúng – đủ – dễ kiểm soát để tránh lãng phí.

Vì Sao Cần Tính Đúng Chi Phí In Ấn?

• Quản lý ngân sách tốt hơn: tránh chi vượt dự toán

• Đánh giá hiệu quả thiết bị: biết máy hiện tại có phù hợp hay không

• So sánh các giải pháp: mua máy, thuê máy, hay in ngoài cái nào lợi hơn

• Đàm phán hợp đồng tốt hơn: khi bạn biết rõ con số thực tế

• 

Công Thức Tính Chi Phí In Ấn Đầy Đủ

Tổng chi phí in ấn hàng tháng =
(Chi phí mực) + (Chi phí linh kiện hao mòn) + (Chi phí bảo trì/sửa chữa) + (Chi phí giấy) + (Chi phí nhân sự vận hành) + (Chi phí downtime)

Phân Tích Chi Tiết Từng Khoản

1. Chi Phí Mực

• Tính theo giá một chai mực hoặc hộp mực chia cho số bản in thực tế.

• Ví dụ: chai mực 350k in được 10.000 trang → 35đ/trang.

2. Chi Phí Linh Kiện Hao Mòn

• Drum, developer, fuser, roller… đều có tuổi thọ (50k – 150k bản in).

• Chia chi phí linh kiện theo số tháng sử dụng để ra chi phí hao mòn/tháng.

3. Chi Phí Bảo Trì/Sửa Chữa

• Nếu tự sở hữu máy → cộng tiền gọi thợ, thay linh kiện hỏng.

• Nếu thuê máy → khoản này thường = 0 vì đã bao trong hợp đồng.

 4. Chi Phí Giấy

• Giá giấy A4 ~ 70.000đ/thùng 500 tờ → 140đ/trang.

• Dễ kiểm soát nhưng thường bị bỏ sót trong báo cáo tổng.

5. Chi Phí Nhân Sự

• Nhân viên đứng máy, xử lý kẹt giấy, gọi thợ…

• Dù gián tiếp, vẫn là chi phí thời gian.

6. Chi Phí Downtime

• Đây là khoản tốn kém ẩn.

• Máy hư → hợp đồng trễ → nhân viên phải in ngoài → mất thời gian + chi phí dịch vụ ngoài.

• Ước tính 1 giờ downtime có thể khiến doanh nghiệp mất hàng trăm ngàn đến hàng triệu đồng tùy quy mô.

• 

 Ví Dụ Minh Họa

Giả sử công ty in 20.000 trang/tháng bằng máy riêng:

Tổng chi phí/tháng: 5.450.000đ
=> 272đ/trang (chưa tính nhân sự).

 So Sánh Với Thuê Máy Photocopy

Nếu thuê gói 20.000 bản/tháng:

• Phí thuê: 1.700.000đ/tháng (đã bao mực + linh kiện + bảo trì)

• Chỉ cần cộng thêm chi phí giấy: 2.800.000đ

Tổng chi phí/tháng: 4.500.000đ
=> 225đ/trang

Tiết kiệm 950.000đ/tháng (~11,4 triệu/năm) + không còn lo downtime vì có kỹ thuật hỗ trợ và máy dự phòng.

3 Lợi Ích Khi Biết Rõ Chi Phí In Ấn

1. Dễ kiểm soát ngân sách – không bị bất ngờ khi máy hỏng

2. Lựa chọn giải pháp tối ưu – mua hay thuê dựa trên số liệu thật

3. Tăng hiệu quả công việc – giảm downtime, giảm thời gian nhân sự lãng phí

Mẹo Giúp Doanh Nghiệp Không Bị “Bội Chi”

• Định kỳ theo dõi số bản in mỗi tháng

• Lập file Excel thống kê mực, linh kiện, thời gian downtime

• Khi chi phí sửa chữa vượt 30% giá máy/năm → cân nhắc thuê máy

• Ưu tiên chọn dịch vụ có máy dự phòng và SLA hỗ trợ <3h

Kết Luận & CTA

Tính đúng chi phí in ấn = biết mình đang tốn bao nhiêu → từ đó chọn giải pháp tối ưu.
Thuê máy photocopy giúp:

• Giảm 10–20% tổng chi phí/năm

• Ổn định tiến độ công việc

• Yên tâm tập trung kinh doanh

📞 Zalo/Call: 0979 789 543
Miễn phí khảo sát – Báo giá gói thuê phù hợp nhu cầu doanh nghiệp bạn.